Mandantenorientierte Kanzleikommunikation als Grundlage für Vertrauensbildung

Mit strategischer Kanzleikommunikation Mandanten gewinnen

Für Kanzleien und Steuerbüros sind Vertrauensbildung und Außenwirkung wichtig. Deshalb muss die Kanzleikommunikation einen besonderen Stellenwert im Alltagsgeschäft einnehmen.

Was nützt ein hervorragendes Angebot, wenn niemand davon weiß? Das gilt auch für Rechts- und Steuerberatung. Auch aus diesem Grund ist Kanzleikommunikation nach außen ein entscheidendes Werkzeug, um Rechts- und Ratsuchende abzuholen und ihnen den Weg in die Kanzlei zu zeigen.

Was sollte kommuniziert werden?

Die Frage nach dem Inhalt der Kanzleikommunikation knüpft direkt an die Entwicklung einer Kanzleistrategie an. In dieser wird festgelegt, was im Zentrum des eigenen Handelns stehen soll, welche Zielgruppen definiert werden und was die Kernbotschaft der Kanzlei sein soll. Diese gilt es dann, nach außen zu senden – und zwar möglichst so, dass die benannte Zielgruppe erreicht wird. Alleinstellungsmerkmale, wenn es sie denn wirklich gibt, müssen in der Kommunikation nach außen besonders herausgestellt werden.

Kurz und präzise kann das durch sogenannte Claims oder Logos gelingen, Werbeslogans also, die die Botschaft auf ein Minimum verkürzen. So bleibt sie in den Köpfen der Wunschmandanten hängen.

Corporate Identity

Besonders eindrücklich wird Kommunikation nach außen dann, wenn man sie wiedererkennbar macht. Dazu dient eine sogenannte Corporate Identity (CI). Schriftarten, Farben, Slogans und Bildsprache sollten immer im firmeneigenen Design gehalten und von allen standardisiert verwendet werden. So wird im besten Falle bereits beim bloßen Hinschauen klar, aus welchem Haus etwas kommt.

Auch die kanzleieigene Ausstattung kann gemäß der CI gestaltet werden. Ein wichtiger Punkt sind Visitenkarten, Flyer und Briefpapier. Diese sollten aus hochwertigem Material bestehen und den Wert der zu verkaufenden Dienstleistung damit symbolisieren. Denn nur wer auch im Detail Hochwertigkeit vermittelt, kann Mandanten davon überzeugen, hochwertige Arbeit zu leisten.

Kommunikation im Internet

Einen der wichtigsten Kanäle für die Kommunikation in Richtung Mandantschaft stellt mittlerweile die kanzleieigene Webseite dar. Auch sie sollte im CI-Design gehalten sein. Wichtig ist, dass die Seite übersichtlich und informativ aufgebaut ist, so dass sie auch den Zufallsbesucher souverän durch die virtuelle Kanzlei begleitet. Eine klare Sprache, kurze Sätze und aktive Formulierungen helfen zudem, auch mittels der Homepage vertrauensbildend zu kommunizieren.

Eine Social Media-Strategie empfiehlt sich. Richtet sich ein Angebot eher an Privatmandanten, kann eine Facebook-Seite sinnvoll sein. Soziale Medien sind jederzeit die Einladung zum Dialog. Deshalb muss auch auf Fragen und Kommentare zeitnah geantwortet werden. Prinzipiell geht es immer darum, mit der Zielmandantschaft ins Gespräch zu kommen. Widmet sich die Aufmerksamkeit der Kanzlei eher dem Kontakt mit Unternehmen, sind Plattformen wie Xing oder LinkedIn empfehlenswert.

Netzwerke lassen sich jedoch nicht nur online bespielen – auch außerhalb des Internets ist es wichtig, sich möglichst gut zu vernetzen. Nahe Kontakte zu anderen Kanzleien können ein wichtiges Gut für die eigene Arbeit sein, gerade dann, wenn man von anderen Kanzleien empfohlen werden möchte. Es hilft, auf Tagungen, bei Vorträgen und in Sozialen Netzwerken präsent zu sein. Als Grundsatz gilt, dass der Aufbau von Netzwerken auf Gegenseitigkeit beruht und die Kommunikation redlich betrieben wird.

Texte als Aushängeschild

Bei aller Kommunikation – online oder offline – ist es wichtig, gute Texte zu schreiben. Egal ob Flyer, Homepage oder Social Media-Beitrag: Erst ein belebter Text wird zu einem, der auch gelesen wird. Vermeiden Sie Passivformulierungen, zu lange Sätze und zu stark juristische Sprache. Sie ist in Werbematerialien fehl am Platz. Es geht darum, die eigene Botschaft deutlich und verständlich, idealerweise auch sympathisch zu vermitteln. Das geschieht im besten Falle so, dass der Rechts- oder Ratsuchende sich mit der beschriebenen Thematik identifizieren und die Information rasch aufnehmen kann. Umständliche Formulierungen, zu lange Sätze, die Benennung von Paragraphen und die Verwendung von Fachbegriffen sind nicht geeignet.

Fazit

Als Anwalt oder Steuerberater geht es bei Kommunikation nach außen um ein Gesamtbild, mit dem man automatisch auch Akquisition betreibt. Deshalb ist darauf zu achten, dass die eigenen Texte im besten Fall als solche erkennbar sind. Ein gutes Mittel dazu ist die Corporate Identity. Alle Mittel der externen Kommunikation sollten aus einem Guss sein. Mit eingängigen Formulierungen und gut geschriebenen Texten auf möglichst vielen Kanälen – online, analog, im persönlichen Kontakt – gelingt es, Rechts- und Ratsuchende als potentielle Mandanten anzusprechen und sie von der eigenen Dienstleistung zu überzeugen.

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